Tudo sobre Feedback, Feedfoward e Fodeback!

Eu sei que você deve estar pensando…. mais um artigo sobre feedback! Socorro!

Sabemos que este assunto é antigo, desde que morávamos ainda nas cavernas até a exploração do universo este assunto sempre esteve e estará presente em nossa vida pessoal e profissional.

Não é raro na maioria dos processos que conduzo seja treinamento, coaching ou consultoria a palavra “feedback” apareça como sendo uma habilidade a ser desenvolvida na liderança, times ou em qualquer relação humana.

Bom, vamos lá… já que é inevitável, por que não aprender sobre o tema e usar para ter uma melhor performance. Fica comigo neste texto que vou compartilhar contigo vários conteúdos e dicas de como usar o Feedback a seu favor, sem mistério e sem dor.

Vamos alinhar aqui o conceito sobre feedback, que vem da língua inglesa que se refere a algo que aconteceu no passado, ou seja “alimenta o que passou” ou “retroalimenta”.

Primeiro precisamos entender a origem do “ranço” pelo uso indevido do feedback. Durante muito tempo Feedback é sinônimo de “Fodeback”, ou seja, aquela conversa furada para fazer uma pessoa se sentir pior após um comentário. Usado em sua maioria dentro de um processo anual de avaliação de desempenho onde o chefe abria seu caderno e vomitava todos os erros do ano no colaborador. Super efetivo, não é?

Feedback então virou um monstro que ninguém sabia dominar e criava muito estrago nas relações e no ambiente de trabalho ou mesmo na vida pessoal, já que somos seres UNO, ou seja, não somos duas pessoas “pessoa + profissional”, somos uma só pessoa.

Vamos refletir um pouco sobre uma nova perspectiva sobre o feedback? Pois a forma como percebemos uma experiência dará sentido e reação a mesma.

Sim, o feedback é um Presente, é clichê, eu sei! mas vou defender meu ponto de vista.

Assim como um presente, só damos feedback para quem temos alguma consideração, apreço ou consideramos importantes em nossas vidas, processos, resultados, empresa, etc…

Pois é muito mais fácil e confortável não precisar interagir com outras pessoas para falar de seus comportamentos. Ignorar é sempre mais fácil! Mas não o mais correto, vamos falar disto neste texto.

Então entenda e aceite, se você está recebendo feedback, (mesmo que seja da pior maneira) é porque alguém possui algum nível de consideração por você. Acredite, é muito melhor receber um feedback ou mesmo um fodeback do que ficar no escuro sobre sua performance ou percepção das pessoas sobre você.

Quem nunca recebeu um presente de alguém e detestou? o que você faz? Diz que odiou e manda a pessoa levar de volta? ou recebe, dá um sorriso amarelo, agradece e depois busca uma utilidade, mesmo que seja doar o que recebeu. O mesmo acontece com o presente feedback, ele sempre tem utilidade se você assim o perceber.

Como sempre digo, o Feedback não é aquele conhaque famoso que desce redondo e reanima, muitas das vezes ele desce rasgando nossa alma. E por isto que estou aqui escrevendo este texto; para lhe ajudar a entender mais como dar e receber um feedback correto e também falar sobre o feedfoward. Vamos então parar de refletir e espero que você tenha concordado com meus argumentos acima, e acredite… aceita que é melhor. E vamos na sequência falar de técnicas e dicas para fazer do feedback uma nova cultura.

Falo cultura, pois é a forma como agimos de forma individual ou coletiva, é o nosso jeitão de agir e podemos mudar com conhecimento e disciplina.

Um dos princípios para um bom feedback é a confiança e ela se constrói através de seu caráter e competência, neste caso do feedback o caráter é medido por fatores como senso de justiça, honestidade, consistência e congruência, e a competência pela sua habilidade em conduzir o processo de feedback com técnicas de comunicação e influência que mova a pessoa para ser melhor.

Para isto, neste processo de comunicação e influência, reforço a importância de você dedicar uma enorme atenção a dois aspectos: Intenção e forma.

Intenção, para que fique claro o que você espera com este feedback e que passe uma forte mensagem de seu comprometimento e desejo que pessoa melhore seus comportamentos e resultados.

Forma, que seja feito com respeito, educação e empatia.

Conteúdo e Objetivo também são importantes no processo, mas nunca devem ser mais importantes que Intenção e Forma.

Use tudo que vou lhe ensinar a seguir, mas lembre-se que estes dois fatores é que abrem a mente e o coração das pessoas para que elas possam ouvir e aceitar seu feedback

Os 04 tipos de Feedback

Existem 04 tipos de feedback, mas devemos nos desenvolver em 02 deles, o positivo e o negativo pois são os que agregam valor as relações. Os outros 02 tipos, apesar de existirem estão mais para fodeback e deveriam ser eliminados de nosso repertório e organizações.

Todo feedback deve ter com regra  e foco o comportamento específico do indivíduo que desejamos que seja repetido se positivo e eliminado ou reduzido se for negativo. Nunca devemos ter como base do feedback o indivíduo e suas características que agridam sua personalidade.

Feedback Positivo: Aquele que visa reconhecer um comportamento ou situação específica de uma pessoa que você deseja que a pessoa mantenha e repita.

Aqui vai uma dica, todo comportamento positivo reconhecido tende a ser repetido pela pessoa que fez ação. Não estou falando só de atividade, mas do comportamento. Por exemplo, uma pessoa que foi responsável com um prazo ou tarefa específica e foi reconhecida buscará de forma inconsciente atuar de forma RESPONSÁVEL em outros momentos e atividade. Isto se aplica para outros comportamentos como Respeito, Pontualidade, comprometimento, qualidade, etc…

Isto ocorre, porque o feedback positivo fortalece a autoestima, autoimagem e autoconfiança e isto faz a pessoa se sentir bem e motivada a identificar outras situações para aplicar o mesmo comportamento.

Agora uma provocação que sempre faço nos meus treinamentos e coaching, O que é mais fácil e agradável para você? Dar um feedback positivo ou negativo?

Imagino que você como a maioria pensou no positivo. É aí que eu lhe pergunto, por que então não fazemos? Por que não encontramos isto na cultura das empresas?

Talvez uma resposta seja o nosso forte viés negativo de valoriza e enfatizar o errado e não o certo. Pois como o paradigma mesmo reforça “ele não fez mais que a obrigação”.

Outro paradigma é “se elogiar, estraga “, será mesmo que elogiar realmente estraga a pessoa? Você se estragaria se recebesse um elogio? Você educaria seus filhos com elogios ou só com críticas?

Então fica o desafio, que elogiar mais as pessoas ao seu redor? E ver a transformação que isto causa na vida dela e na organização.

Sempre que identificar um comportamento correto, não perca a oportunidade de elogiar!

Vamos comentar na sequência como fazer isto da forma correta… espera um pouquinho.

Feedback Corretivo: Aquele que visa eliminar ou minimizar um comportamento ou atitude ruim ou inadequado. O Objetivo é mudar este comportamento.

Muitas pessoas gostam de chamar este feedback de “área de melhoria”, ou negativo, não importa a semântica da palavra. A Intenção aqui é melhorar.

Feedback Insignificante: sabe aquele feedback assim “nossa, parabéns você está fazendo um ótimo trabalho “, ou “você é um ótimo profissional”, ou ainda “você precisa melhorar”, ou “fique esperto, sua batata tá assando”. Todos estes exemplos e muitos outros parecidos são feedbacks insignificantes, pois não agregam, não esclarecem não direcionam a pessoa a saber o que precisa ser mantido ou melhorado. São Vagos, inespecíficos e inúteis. Muitas das vezes atrapalham mais a performance da pessoa. São feedbacks que se atentam a pessoa como um todo, generalizando como sela fosse a últimos bolacha ou biscoito mais recheado do pacote, ou classificar a pessoa como o cocô da mosca do cavalo do bandido.

Não faça isto! Seja específico e focado no comportamento e não na pessoa. “julgue o pecado e não o pecador “.

Feedback Ofensivo: Não deveria nem gastar meu tempo aqui, mas vamos direto ao ponto, pois ainda existe quem use deste tipo. A dica de ouro aqui é… Para que é feio! Simples assim!

Ninguém precisa deste tipo de fodeback!

Os 04 Passos do Feedback

Vamos lá, já falamos sobre os tipos de feedback. Agora vamos falar sobre como agir nos dois principais: Positivo e Corretivo. A regra e dinâmica é a mesma e tem o fluxo abaixo:

COMPORTAMENTO: Descreva de forma mais específica possível o comportamento ou atividade que foi notada (ruim ou boa). Por exemplo: “fulano, você atrasou o prazo de entrega do relatório ABC que era para ontem”

Você não está falando que ele é irresponsável, que a vida dele é uma bagunça, que ele não tem engajamento, etc… somente disse que ele atrasou o prazo daquele relatório específico. Isto serve para qualquer situação. Pode ser um feedback positivo por ele ter cumprido o prazo.

CONSEQUÊNCIA: Descreva de forma clara a consequência do passo anterior. Ou seja, ao atrasar o relatório, perdemos a oportunidade, ou tomamos a decisão errada, ou perdemos dinheiro, credibilidade, etc…. ou ao entregar no prazo, conseguimos ter tempo para tomar boas decisões que impactaram positivamente os negócios. Parece óbvio, mas muitas vezes as pessoas desconhecem o impacto de seus comportamentos. Tanto Positivamente quanto negativamente. Aqui mora a intenção, ou seja, porque você está falando o que está falando. Qual o propósito! e quando a pessoa entende, ela se engaja!

SENTIMENTO: Descreva como VOCÊ, e ninguém mais se sente ao notar este comportamento específico. Não se esconda atrás da opinião de outros e tenha certeza do que está falando. Isto impacta a confiança. Se não se sentir confiante neste passo 3, não use. É Melhor do que usar errado. Mas ao usar saiba que isto é uma mensagem importante no processo. Como Por exemplo, “estou feliz”, “estou orgulhoso”, “estou preocupado”, “estou irritado”, “estou decepcionado”, etc…

FEEDFOWARD: Chegamos ao feedfoward! vou fazer uma analogia simples sobre o que é feedback e feedfoward:

Ao dirigir um carro ao olharmos para o retrovisor estamos fazendo Feedback, já foi… o que você vê ficou para trás. Ao dirigir um feedback para uma pessoa estamos focando no passado.

Porém ao dirigir, quando olhamos para o para-brisa estamos fazendo feedfoward, ou seja, olhando para o caminho futuro que iremos trilhar.  Ai que entra a magia deste quarto passo e muito usado nos processos de coaching. E Como usar? simples…

Após descrever sobre o comportamento, Consequência e sentimento, pergunte para pessoa “Como? “;

– Como você pode melhorar este comportamento? (corretivo)

– Como você pode aplicar este comportamento em outras possibilidades? (Positivo)

– Como você pode resolver este isto (Corretivo)

– Como você pode ampliar esta ideia? (Positivo)

– Etc…

O segredo é que nosso cérebro é (ou deveria ser) inteligente e se você pergunta “como?” ele vai lhe trazer respostas e não justificativas ou culpados. Vai lá tenta! Pensa aí em um problema e pergunta para você mesmo “Como posso resolver este problema? “.

Este processo dá uma saída honrosa para a pessoa e se ela não comentar lhe dá a liberdade de você sugerir suas ideias e orientação, sem ele dizer no futuro que não ouvida, entendida ou considerada.

CARACTERÍSTICAS DE UM BOM FEEDBACK:

Um feedback precisa ter algumas características importantes, entre elas:

AUTÊNTICO

Acredite no feedback que você está dando, e acredite que ele vai trazer um impacto positivo para a pessoa, o time, e a empresa. Nunca use feedback para manipular os sentimentos da pessoa, ou para algum truque político;

BEM-INTENCIONADO

A motivação de um feedback é a melhoria do professional através de seu feedback. Se sua motivação não for genuinamente um impacto positivo na vida do seu colega, não o faça;

IMPESSOAL (NA MEDIDA CERTA)

Feedbacks devem ter como foco comportamentos, e não pessoas. Quando o foco está no comportamento, as pessoas se sentem menos atacadas, e tem uma tendência muito menor a entrarem em um comportamento de negação, ou de defensiva;

SEJA HONESTO, JUSTO, CONSCISTENTE E CONGRUENTE

Fale a verdade e colabore para o desenvolvimento do colaborador, não deixa para depois. Tenha o mesmo posicionamento independente da Pessoa ou do momento.

Faça o que você fala, seja o exemplo.

NO LOCAL CERTO

Elogios devem ser feitos em público. Explique o porquê de o comportamento estar sendo elogiado, e você poderá economizar dezenas de outros feedbacks, pois todos que ouvirem o elogio entenderão o impacto positivo do comportamento e tentarão replicá-lo.

Feedbacks de melhoria, por outro lado, devem ser sempre feitos em particular, para que o recipiente não se sinta exposto aos seus colegas em um momento de potencial fragilidade;

PERSONALIZADO

Adapte a entrega do feedback ao estilo do receptor. Certas pessoas são mais

sensíveis a críticas, enquanto outras tem pele mais grossa. Para cada uma, a

forma de dar feedback deve ser diferente;

DIRETO AO PONTO

Deixe clara qual é a sua mensagem tendo, ao mesmo tempo, consideração pelos

sentimentos do seu colega. Uma mensagem muito obtusa pode deixar o receptor

confuso quanto ao teor da conversa

NO TEMPO CERTO.

Não espere a avaliação anual para dar feedback. Ele deve ser o mais próximo possível do comportamento notado. Assim a pessoa pode repetir o comportamento logo em seguida ou corrigir o comportamento ruim o quanto antes. Não deixe acumular, não espere, mas atenção em ser o mento em que você e a pessoa estejam em um bom momento para conversar.

Dicas como dar um Feedback

• Evite feedback sob emoção ou sem embasamento.
• Não deixe para depois…
• Dê a sua opinião e não a de outros
• Não seja vago ou genérico
• Não aborde aspectos pessoais
• Não exagere ou ameace
• Planeje seu feedback
• Dê o feedback o quanto antes
• Explique as Consequências
• Seja Construtivo
• Conquiste a Confiança

Dicas de como receber um feedback

OK, falamos muito de dar feedback e na hora de receber? Será que somos bons e estamos preparados? Segue algumas dicas:

• Não se justifique (muito), é natural entrar na defensiva, evite e se controle. Escute!
• Tomar o feedback como pessoal. Não leve para o pessoal, as vezes o presente vem embrulhado com embalagem feia, mas é útil.
• Não Seja defensivo culpando os outros. Não faça isto, é feio e antiprofissional.
• Não entre no modulo “Desligar”. Preste atenção.
• Mantenha a mente aberta.
• Busque Ouvir ativamente
• Faça perguntas abertas se o feedback for “insignificante” e inespecífico.
• Anote o feedback para rever e agir.

Conhece a SARAH?

No processo de feedback existe a SARAH, as 05 fases que normalmente aparecem:

S: Surpresa- Sabe quando alguém chega para você diz “preciso dar um feedback para você amanhã” … pronto o S de Surpresa apareceu.

A: Angústia ou Ansiedade – quando passado a surpresa pensamos “nossa, descobriram um erro meu!” ou “nossa, serei reconhecido!”

R: Rejeição – quando após receber o feedback (corretivo), começamos a lutar em aceitar e buscamos desculpas e culpados.

A: Aceitação – Quando após avaliar com calma e digerir o feedback reconhecemos alguns pontos de melhoria e decidimos seguir em frente.

H: Habilitar-se a buscar ajuda ou agir para melhorar o comportamento citato.

O Segredo aqui é o quanto de tempo você demora parado na letra R (rejeição / Racionalização), isto pode durar 10 minutos ou 10 anos, ou mesmo a vida toda.

Dica… aceite o que faz sentido e siga em frente, aja e melhore!

Ufa, espero que eu tenha ajudado você com este conteúdo e que o Feedback e o feedfoward seja parte de sua rotina, da cultura de sua empresa como um presente!

E que o fodeback não exista mais nas relações humanas! Pois ninguém merece não é verdade!

Sucesso.

Gostou? então compartilhe com seus amigos.

quer saber mais ? acesso nossos outros artigos no nosso Blog – click AQUI

Cristiano Santos é Sócio fundador da People Desenvolvimento Humano, Coach e Palestrante.