Reflexões, Provocações e Soluções sobre Produtividade
Diariamente milhões de pessoas entre elas eu e você buscam ser mais produtivos em suas atividades profissionais e pessoais. A busca por fazer menos e melhor ou para alguns fazer mais com menos esforço é o grande desafio.
Talvez a melhor busca não seja nenhuma destas opções e sim simplesmente fazer as coisas certas, as escolhas certas baseadas em nosso PME : Propósitos, Metas e Estratégias para atingi-los.
Muitas vezes nos pegamos envolvidos em um fluxo de atividades, tendências e prioridades que não são nossas e sim de outras pessoas devido ao contexto, necessidades ou pura falta de foco.
Desta forma, nossas escolhas diárias moldam nossa decisões sobre o que focar, o que elas representam e como agimos sob estas escolhas. A todo momento estamos tomando decisões, estudos apontam que tomamos mais de 35.000 por dia! parece muito, mas neste momento estou fazendo escolhas sobre quais palavras escrever neste artigo. Desta forma tomar decisões e fazer escolhas é algo natural do ser humano. O desafio é fazer as escolhas certas.
Se pararmos para refletir, iremos perceber que poucas coisas realmente são importantes e nossa maior dificuldade é abrir mão de atividades, coisas, comportamentos que não agregam valor ao nosso PME: Propósito (Por que queremos?), Metas ( O que queremos ?) e Estratégias ( como queremos ?).
Precisamos desenvolver a autocritica e reflexão para discernir e separar o “joio do trigo” das atividades que estamos inundados e tomados pela rotina, muitas vezes de uma vida inteira. Precisamos aprender a dizer NÃO e remover obstáculos que impendem nossa melhor performance e digo a vocês que isto parece simples mas não é fácil.
Não é fácil, pois na busca por sermos mais produtivos e eficientes nos sabotamos na busca por soluções grandiosas, heroicas e que possam ser dignas de se comentar no café com os amigos ou de um post nas redes sociais. Desprezamos o poder dos pequenos hábitos, das pequenas conquistas, do kaizen ( kai = mudar + zen= melhor ), ou seja da melhoria continua e exponencial. Queremos mudar e obter agora pois nossa ansiedade não permite espaço para constância e disciplina.
Precisamos recuperar o senso de controle e ao deitar nossa consciência grite: “fiz a coisa certa !” e ao estarmos no controle nossa ansiedade diminui e o stress, que é o reflexo da ansiedade também diminui.
Protagonismo é a palavra mágica nesta jornada, ser responsável pelas nossas escolhas, decisões e ações são fundamentais para ser mais produtivo e feliz. Quando não sentamos no nosso carro chamado vida e seguramos o volante, alguém fará isto por nós. Seremos caronas e seguiremos as prioridades, caminhos e o PME de alguém que não somos nós mesmos.
Outro fator que nos consome é o gigantesco volume de opções que temos no mundo moderno e dependência tecnológica que gera o FOMO ( Fear of missing out – Medo de ficar de fora ), somado a isto a INFOXICAÇÂO, ou seja, a necessidade de saber sobre tudo e ter opinião sobre tudo. Tudo isto nos consome, drena nossa energia e foco, nos distrai e nos anestesia com o supérfluo, com o fútil e o desnecessário. A pressão social e a percepção que “TEMOS QUE” precisa acabar, precisamos nos libertar deste fardo. Pois isto só gera frustação.
Seremos produtivos quando nossa contribuição estiver alinhada com fazer a coisa certa, pela razão certa e na hora certa.
A maioria das pessoas tem uma percepção de que “estar ocupado”, “na correria” e “com a agenda lotada” é sinal de sucesso, importância e status. Confesso que já pensei e agi assim.
Celebramos este cenário ao invés de celebrar o tempo livre com aquilo e aqueles que amamos e quando fazemos isto, nos sentimos culpados. É irônico se não fosse triste.
Trabalhar de forma produtiva não significa trabalhar de forma árdua, trabalhar mais não significa trabalhar melhor, muitas vezes este ritmo perde o controle e acaba gerando ansiedade e burnout.
Lembre-se da regra de Pareto, 20% de nosso esforço gera 80% dos nossos resultados, desta forma avalie onde você esta direcionando seus esforços.
Cuidado com uma vida ocupada demais! Precisamos gerar espaço para viver, aprender, se relacionar e se desenvolver. Durante muitos anos como executivo no mundo corporativo vivi e percebi a rotina quase louca de não ter tempo para o que importa, vivendo a urgência da minha agenda e pior da agenda de outras pessoas. Nunca temos tempo para um treinamento, um evento, conhecer uma pessoa ou proposta nova pois estamos ocupados correndo como hamster a mesma roda corporativa. Não oxigenamos nossas mentes e nossas almas. Temos tempo para resolver os problemas pelos quais não tivemos tempo para planeja-los. Nos vemos sozinhos no mercado de trabalho quando precisamos daquele network que não tivemos tempo para atender pois estávamos em mais uma reunião que poderia ser um e-mail.
Muitas vezes ouvi de gestores que não poderiam “liberar” seus colaboradores para um treinamento pois eles estavam ocupados… ironicamente ocupados com problemas que poderiam ser resolvidos se tivessem sido treinados. Estes mesmo colaboradores que tinham tempo para faltar ou se ausentar do trabalho por motivos menos nobres ou mesmo por forças mais urgentes que a urgência normal. Nunca tempos tempo para nos desenvolver mas sempre achamos tempo para resolver problemas.
Valorize seu maior patrimônio ! o TEMPO! , não podemos por mais rico que sejamos comprar mais meio quilo de hora ou gramas de minutos; não inventamos ainda a maquina do tempo e voltar para refazer o que fizemos ou reviver o que perdemos.
Todos nós temos em média 42.110.400 minutos de vida para uma expectativa de 80 anos, Como seria se todo mês você recebesse um extrato com o tempo de vida que lhe resta?
O que você faria?
E se você disse “sim” para somente aqueles 20% que impactam seus resultados ?
“Sims” alinhados com seu PME, com pessoas e sobre coisas que realmente são importantes. Para isto é preciso 80% de “Nãos” e concordo contigo que isto é muito difícil e para alguns quase impossível. Devido nossa cultura calorosa e discurso corporativo e distorcido de trabalho em equipe. Você se lembra de quando foi contratado? Quais eram suas responsabilidades, metas, desafios, carreira, etc..? em que momento você se perdeu e começou a viver a carreira de outras pessoas ? pois muita vezes é isto que observo, pessoas em nome da colaboração, o trabalho em equipe se anulam e se prejudicam e depois se colocam como vitimas. Não estou fazendo apologia ao individualismo ou egoísmo, acredite, é possível trabalhar em equipe e ainda muito melhor se você fizer sua parte com excelência e de forma produtiva, pois você terá tempo para ajudar as outras pessoas.
Você pode dizer não, negociar o não de forma elegante sem ser ofensivo. Procure controlar o impulso de para o que esta fazendo e fazer o que lhe pedem na mesma hora. Peça alguns minutos, horas ou dias (dependendo do assunto e da pessoa, claro). Desta forma, você educa você e as pessoas que existem prioridades e que você também suas responsabilidades, você não está lá para servir os outros somente. Acredito, as pessoas irão lhe respeitar e valorizar mais se você ficar escasso, troque popularidade por respeito! Imagine… e se você não estive lá por algum motivo ? como o assunto seria resolvido ? com certeza ele seria….
Bom, acredito que as reflexões acima tenha aumentado sua angustia e dor, então o que fazer ?
Segue na sequencia algumas dicas para iniciar esta jornada para uma vida mais produtiva e feliz:
- Defina seu PME ( Propósito, Metas e Estratégias ) de forma significativa e memorável
- Valide suas metas no método SMART
- Verifique seus valores e não abra mão deles. O que é importante para você?
- Admita que você está errando com a gestão de suas atividades e escolha e mude.
- Pare de encaixar mais atividades que você sabe que não vai atender. Cuidado com as escolhas e lutas que deseja entrar.
- Faça uma pausa antes de dizer sim… e se possível diga não. Com educação.
- Elimine opções, simplifique, acabe com a burocracia e o que não agrega valor
- Faça uma lista DETALHADA de sua rotina e atividades ( todas ) por 15 dias pelo menos
- Identifique o que toma seu tempo, o que lhe distrai, o que está exagerado e o que não é seu.
- Aprenda a delegar e não delargar
- Acredite, você é especial, mas substituível.
- Use a tecnologia para lhe servir não para lhe escravizar
- Desenvolva as pessoas para que o caminho seja mais leve para todos
- Gere uma margem de segurança no tempo das atividades. Imprevistos acontecem.
- Imagine cenários e planos para cada um deles, tenha um plano B ou C
- Identifique os riscos e o impede sua performance e elimine ou minimize
- Comece pelo pequeno, pelos hábitos que garantirão as mudanças sólidas
- O processo é mais importante que o resultado. Ele garante o resultado a longo prazo.
- Não Procrastine! comece hoje com o que tem! Não seja perfeccionista
- Comece o dia com o mais difícil, com que não gosta. Vai sobrar mais tempo para o que você gosta.
- Crie uma rotina que gere vitalidade, cuide do seu corpo, mente e alma.
- Planeje, planeje e planeje
- Não seja Multitarefa, nossa atenção é limitada e se divide ao fazer várias coisas.
- Peça ajuda, você não é super herói!
- Tenha foco para fazer suas escolhas certas, disciplina para fazer o que não gosta mas precisa ser feito e tenha constância, fazendo até conquistar os resultados desejados.
Que este artigo ajude você a conquistar algumas horas de “vida” com os que você ama e fazendo aquilo que lhe faz feliz.
Quer saber mais sobre felicidade e produtividade? faça aqui o download do nosso Plano de Produtividade e Felicidade
Cristiano Santos é Fundador da People DH e especialista em produtividade e performance.