Você sabe Delegar ?

“A maior batalha que eu travo é contra mim mesmo”

Napoleão Bonaparte

A delegação é um aspecto fundamental da liderança eficaz. Quando os líderes delegam tarefas de forma adequada, conseguem reduzir o estresse e sobrecarga, aumentando a produtividade e o engajamento da equipe. A delegação também é uma forma de desenvolver habilidades e competências dos colaboradores, preparando-os para assumir novas responsabilidades e aumentando sua autonomia e motivação no trabalho.

Para que a delegação seja eficaz, alguns elementos devem ser considerados. Em primeiro lugar, é fundamental que o líder conheça bem as habilidades e limitações de cada membro da equipe, para que possa delegar tarefas compatíveis com as suas competências. É importante também que o líder estabeleça claramente os objetivos e resultados esperados, para que o colaborador possa trabalhar de forma autônoma e com segurança.

Outro aspecto importante é a comunicação clara e objetiva. O líder deve explicar a tarefa de forma clara e fornecer orientações e recursos necessários para que o colaborador possa realizar a tarefa com sucesso.

O líder também deve estar disponível para esclarecer dúvidas e prestar apoio ao longo do processo.

Além disso, o líder deve estabelecer prazos e monitorar o progresso do trabalho, garantindo que o colaborador esteja no caminho certo e atingindo os resultados esperados. É importante, no entanto, que o líder confie na capacidade do colaborador e não fique constantemente monitorando ou micro gerenciando a tarefa delegada.

Por fim, o líder deve dar feedback sobre o desempenho do colaborador na tarefa delegada, reconhecendo os acertos e apontando oportunidades de melhoria. Isso é importante tanto para o desenvolvimento do colaborador quanto para o aprimoramento do processo de delegação.

A delegação é uma ferramenta importante para a liderança eficaz, permitindo reduzir a sobrecarga, aumentar a produtividade e desenvolver as habilidades e competências da equipe. Para fazer uma delegação eficaz, o líder deve conhecer bem os membros da equipe, estabelecer objetivos claros, comunicar-se de forma clara e objetiva, monitorar o progresso, dar feedback e confiar na capacidade dos colaboradores.

O que delegar?

Em um dos processos de coaching que conduzi, após pedi para o profissional mapear toda sua rotina e atividades para analisarmos onde teríamos oportunidade de melhorar a gestão do tempo e produtividade, ele me trouxe uma planilha com mais de 500 atividades e minha pergunta inicial foi, o que daquela imensa lista ele poderia delegar para outra pessoa ou simplesmente parar de fazer. Ele me disse que nada, ele já havia analisado e não tinha nada que ele pudesse delegar, tudo teria que ser ele.

Por coincidência, naquela semana ele teve covid e ficou 15 dias no hospital e ao retornarmos nossos encontros perguntei se ele estava procurando um novo emprego e ele surpreso me disse por quê? Eu respondi que provavelmente a empresa tinha falido, uma vez que ninguém fez todas aquelas atividades. Ele sorriu sem graça e disse… Deram um jeito!

Mesmo assim, ele ficou resistente a delegar atividades que já estavam sendo feitas por outras pessoas a semanas.

Com certeza existem muitas atividades que você está fazendo e que podem ser delegáveis.

A figura abaixo pode lhe ajudar a mapear suas atividades e identificar quais são delegáveis:

• Tarefas de rotina.
• Tarefas que podem ser executadas melhor por outras pessoas.
• Tarefas que sairiam mais bem feitas com os conhecimentos de pessoas especializadas.
• Tarefas que desenvolvem a equipe.
• Tarefas que testam a equipe.

Atividades Não delegáveis:

• Tarefas de emergência e que exigem seus conhecimentos ou julgamento.
• Tarefas que envolvem monitorar, avaliar e recompensar os membros da equipe.
• Tarefas que estão ligadas à disciplina.
• Tarefas com informações confidenciais ou estratégicas.

Para quem delegar?

Uma das dores do líder é identificar pessoas para quem ele pode delegar tarefas.  Isto envolve uma análise muitas vezes inconsciente sobre o caráter das pessoas e suas habilidades e competência em realizar aquela tarefa.  Em um dos seminários que participei na Suíça sobre liderança tive contato com uma técnica simples, mas efetiva para mapear o time e identificar a pessoa certa. Ela é baseada e bem parecida com a liderança situacional, esta ferramenta para identificar pessoas para assumir uma atividade é a matrizSKILL x WILL, que avalia a motivação e a capacitação do profissional sobre aquela tarefa:

Você precisa, após identificar uma tarefa que deseja delegar, atribuir notas de 0 a 10 em cada um dos fatores na tabela acima que envolve Compromisso (Motivação, interesse etc.) e Capacitação (Conhecimento, competência). Assim você entrará na união destes dois pontos em qual quadrante a pessoa se classifica e lógico, delegar para as que se classificam no quadrante delegar (Alta capacidade e alto compromisso). Assim, com certeza as chances de encontrar a pessoa certa para quela atividade é muito maior que por achismo.

Como delegar?

Delegar não é “Delargar”, existe um processo para que você tenha sucesso, veja na figura abaixo os passos para uma delegação eficaz.

Muitas pessoas me dizem que já tentaram delegar, que deram a oportunidade, mas as pessoas não aproveitaram. Se você seguir os passos que citei de identificar o que é delegável e encontrou a pessoa com compromisso e capacitação certa, você precisa fazer a terceira parte que é seguir o processo demonstrado na figura abaixo.

O processo de delegação envolve definir os objetivos, metas, tarefas, entregas que você espera daquela pessoa. Deixar claro e orientar a pessoa sobre quais recursos e pessoas ele pode contar ao executar aquela atividade, orientar sobre processos, politicas, instruções que ele pode consultar e somente após isto, transferir a tarefa. Porém, é preciso acompanhar a realização a fim de verificar se a pessoa entendeu e está executando conforme esperado e por fim ao finalizar a tarefa, dar um feedback positivo ou orientar sobre potenciais melhorias.

Seguindo estes passos a delegação fica mais tranquila para todos e você terá mais tempo para se engajar em outras atividades que agregam valor ou simplesmente alcançar a tal qualidade de vida com uma jornada mais equilibrada.

Cristiano Santos é diretor da People Desenvolvimento Humano, especialista em liderança e produtividade e autor do livro LEADER SKILLS, competências estratégicas para liderança e produtividade.